Au fur et à mesure qu’une entreprise prend de l’envergure, il est primordial pour elle de tout mettre en œuvre pour rester performante. Elle doit donc gérer un certain nombre d’éléments administratifs, dont les notes de frais qui peuvent devenir un véritable casse-tête. Heureusement, ce travail généralement source de stress peut aujourd’hui être simplifié avec l’aide de certains logiciels. Cependant, avec la multitude d’offres sur le marché, il est important de savoir quelle solution choisir.
Optez pour une solution de gestion personnalisable et mobile
Lorsque vous souhaitez mieux gérer les notes de frais, le choix d’un logiciel est la meilleure solution. Cependant, pour que celui-ci puisse véritablement vous faire oublier le stress, il est essentiel qu’il soit parfaitement adapté aux besoins de votre entreprise. Ainsi donc, la solution doit pouvoir répondre à vos besoins concernant :
- le taux de TVA ;
- les catégories de dépenses ;
- la politique de frais ;
- la connexion avec votre banque, etc.
C’est d’ailleurs pour cela qu’il faut prendre le temps de poser toutes les questions aux développeurs du logiciel de gestion de notes de frais. De même, puisque les notes de frais interviennent pour le personnel en déplacement, il est important de choisir une solution qu’il est possible de coupler avec une application mobile. Avoir un logiciel de gestion de notes de frais qui vous suit partout est un excellent moyen de gagner du temps et éviter le stress lié à la perte de la note de frais. Il est aussi nécessaire de choisir une solution avec un scan intelligent capable de fonctionner même en l’absence de réseau.
Intéressez-vous à l’ergonomie du logiciel pour une gestion optimisée
La gestion des notes de frais au sein d’une entreprise est loin d’être une partie de plaisir, mais avec une solution adaptée, vous allez pouvoir dématérialiser les choses. Pour ce faire, il est essentiel de vous assurer que la solution choisie vous permet de gagner du temps. Vous trouverez donc sur le marché des logiciels qui ne demanderont pas plus de 10 minutes aux employés pour les notes de frais. Pour ce qui est du service comptable, elle voit sa tâche considérablement réduite. Ainsi, le choix d’un logiciel ergonomique permet d’avoir un scan performant capable de mettre en relief les différentes informations importantes de la facture. Au moment de choisir la solution, il est nécessaire de vous assurer qu’elle facilitera les requêtes multiples et permettre de croiser les informations dans le but d’obtenir assez rapidement les données qui vous sont utiles.
Faites le choix d’une solution avec une maîtrise du budget
Un logiciel de gestion de note de frais ne vous fait pas simplement gagner du temps, il vous permet aussi de réaliser des économies considérables. En effet, si vous ne savez pas quelle solution choisir, il est recommandé de vous tourner vers celle qui offre une maîtrise parfaite des dépenses. De ce fait, vous devez être en mesure de mettre en place un plafond de dépenses et un système d’alerte pour être informé chaque fois qu’un collaborateur dépasse son plafond. Cela est aussi valable lorsque ce dernier enregistre une note de frais un jour où il ne travaille pas.
