La lettre recommandée électronique peut répondre à de nombreux besoins et notamment ceux des professionnels qui effectuent ce type d’envoi de façon régulière et avec d’importants volumes. Écologique et économique elle permet de gagner un temps considérable ce qui sera une aubaine pour les syndics et la mise en place des convocations aux Assemblées Générales de copropriété.
Les avantages de la lettre recommandée électronique
La lettre recommandée électronique offre de nombreux avantages puisqu’elle va permettre de créer une lettre recommandée avec accusé de réception qui aura la même valeur juridique que le modèle papier sans avoir à se déplacer et en envoyant un courrier en ligne. En effet, la lettre recommandée électronique va permettre d’uploader le document à transmettre directement sur la plateforme sécurisée choisie. Il sera ensuite possible de renseigner ses informations en tant qu’expéditeur et également les informations relatives au destinataire. Une fois ceci fait, le courrier pourra être envoyé directement sur l’adresse email du destinataire. Ce dernier sera alors notifié qu’une lettre recommandée électronique lui a été adressée et il pourra choisir de l’accepter, de la refuser ou de l’ignorer. En acceptant, un accusé de réception sera alors transmis à l’expéditeur. En refusant ou en ignorant la demande durant plus de 15 jours, c’est une notification de refus qui sera transmise.
La lettre recommandée électronique permet donc de gagner un temps précieux dans la gestion de ses envois puisque tout pourra être effectué depuis son ordinateur et il sera également possible de se constituer un véritable carnet d’adresses afin de ne pas avoir à saisir à nouveau les informations de ses contacts réguliers. Qui plus est, ce système est aussi économique et écologique puisqu’il ne nécessite pas d’impression de papier ni un acheminement routier afin d’apporter le courrier à l’adresse de son destinataire.
Les professions du secteur juridique ont largement adopté cette solution, mais c’est aussi le cas dans le secteur de l’immobilier (plus d’informations sur le sujet sur le blog Immoz) et notamment pour les syndics avec la mise en place de convocations aux Assemblées générales.
Comment utiliser la LRE pour les convocations aux AG ?
Pour utiliser la lettre recommandée électronique, il faudra être en mesure de mettre correctement en place cette nouvelle habitude afin que l’ensemble des copropriétaires comprennent de quoi il s’agit. On prendre donc le temps d’expliquer le système et de le soumettre au vote lors d’une Assemblée Générale. Si les copropriétaires acceptent de passer à la lettre recommandée électronique, il sera alors possible de leur envoyer un document qui leur permettra d’accepter de recevoir ce type de communication. Une fois que l’ensemble des copropriétaires aura accepté, l’envoi des convocations aux Assemblées Générales pourra se faire par le biais de la lettre recommandée électronique.
Lors de la convocation suivante, il sera donc possible de l’uploader sur la plateforme choisie, de saisir les différentes adresses de copropriétaires et de procéder à l’envoi de la lettre électronique. Ils recevront alors une notification leur expliquant qu’un courrier recommandé leur a été adressé et ils pourront choisir de l’accepter, de le refuser ou de l’ignorer. En acceptant de recevoir ce courrier, il pourra alors télécharge son contenu, soit la convocation à l’AG dans ce cas. Évidemment, il faudra prendre en compte le délai de 21 jours avant la date de l’AG comme à l’accoutumée (plus de conseils pour rédiger ses convocations ici) car le système d’envoi en ligne ne diffère pas du système classique. Le contenu de la convocation et les différentes auxquelles il est nécessaire de se tenir seront donc toujours de rigueur.
