Si vous gérez encore vos notes de frais avec Excel, définir un modèle unique de note de frais pour vos salariés peut représenter un gain de temps considérable.
Entre le salarié réalisant ses notes de frais à la main et celui qui recherche encore le bon modèle, contenant toutes les informations nécessaires, la note de frais peut représenter une charge importante pour vos salariés. Un modèle de note de frais Excel facilitera les échanges d’informations : un vrai gain de temps et de fiabilité.
Quels éléments inclure dans votre modèle ?
Tenez compte de la politique de dépenses et d’achats propres à votre entreprise, mais également du type de dépenses que réalisent vos collaborateurs, pour construire un modèle adapté à leurs besoins.
Par exemple, si vos collaborateurs réalisent beaucoup de déplacements professionnels vous pouvez alors réaliser un modèle spécifique en y ajoutant un espace dédié. Les indemnités kilométriques se calculent différemment et ne requièrent pas les mêmes informations qu’une note de frais « classique ». Il faudra alors inclure les formules adaptées pour calculer ses indemnités, sur la base du barème officiel.
Reçus, justificatifs de transports, factures… Gardez en tête que, quel que soit le modèle, il est obligatoire de joindre les justificatifs de note de frais pour chaque dépense engagée puisqu’une dépense professionnelle non justifiée n’est pas remboursable.
Il est également important de prendre en compte les imprévus lors de la construction de votre modèle. C’est pourquoi il est intéressant de prévoir un modèle pour les notes de frais ponctuelles en plus de celui pour les notes de frais multiples.
Vous pouvez également trouver des modèles de note de frais déjà construits, comme celui proposé par Mooncard. Téléchargez-le sur leur site web.
Une note de frais doit obligatoirement contenir les informations suivantes :
- L’identité et les coordonnées du salarié
- La date
- La nature de la dépense
- L’identité et les coordonnées du marchand
- Le montant HT et TTC
- La description des frais engagés
Les notes de frais ponctuelles
Établir un modèle pour réaliser un remboursement unique en cas d’imprévu sera simple et très utile.
En effet, la liste des éléments à renseigner est courte. Il faudra y inclure :
- Le prénom et le nom du collaborateur
- Son matricule
- Son contact : email et téléphone
- L’adresse du lieu de travail
- La date de la demande de remboursement
- La date de dépense
- Le montant TTC
- Le montant HT
- Le montant de la TVA
- La nature de la dépense
- Le moyen de paiement
Encore une fois, le justificatif original (papier ou dématérialisé) est nécessaire pour que le remboursement aboutisse, il est donc intéressant d’y inclure un encart le rappelant.
Les notes de frais multiples
Pour les notes de frais multiples, il sera indispensable de faire un classement tabulaire des dépenses et des justificatifs associés. Cela permettra d’avoir une organisation plus efficace.
Il faudra faire preuve de rigueur sur le traitement des demandes et veiller à ce que les délais d’envoi soient bien respectés par vos collaborateurs. Pour cela, il faudra également préciser si le suivi s’effectue de façon hebdomadaire ou mensuelle.
En général, 8 colonnes sont communes à tous les modèles.
| Num | Date de la dépense | Nature | Montant TTC | Montant HT | Montant TVA | Moyen de paiement | Description |
| 1 | 02/01/2021 | Repas déjeuner | 18 | 15,05 | 2,95 | Carte bancaire | … |
| … | … | … | … | … | … | … | … |
| 3. | 19/01/2021 | Carburant | 9,73 | 8,3 | 0,43 | Espèces |
En partant de là, vous pourrez adapter votre modèle en fonction du type de dépenses que réalisent vos collaborateurs. Vous pouvez également l’adapter aux besoins de votre entreprise ou de vos comptables, en ajoutant des sections dédiées au calcul de frais kilométriques, pourcentage de TVA récupérable, etc.
Il ne faut pas oublier de rajouter au dos des justificatifs certaines informations, nécessaires pour qu’ils soient complets et validés. Par exemple, pour un repas d’affaires, vous devrez ajouter le nom de votre client, de son entreprise et sa fonction.
L’utilisation d’un template unique n’est qu’une première étape pour automatiser le processus de gestion des notes de frais. Vous pouvez par exemple penser à automatiser la gestion de vos dépenses professionnelles grâce à des solutions de paiement intelligentes.
