Le tampon numérique est ce qu’on pourrait appeler une version « update » du tampon encreur professionnel. De ce fait, son usage est déjà un peu répandu parmi les professionnels. Cet outil a été créé dans le but de pallier les insuffisances du tampon classique et de faire gagner un temps précieux dans l’exécution des tâches administratives quotidiennes. Il pourrait donc constituer un réel atout pour les activités de votre entreprise, peu importe son domaine. Pour le savoir, nous vous invitons à lire cet article. Il vous donnera tous les détails sur le tampon encreur, son utilité et sa valeur juridique.
Qu’est-ce qu’un tampon numérique ?
Encore appelé cachet électronique, le tampon numérique est l’équivalent digital du tampon encreur manuel, comme on en trouve sur otypo.com. Il peut être appliqué de façon manuelle ou automatique. De ce fait, son rôle est de garantir l’origine, l’intégrité ainsi que l’authenticité des documents administratifs et professionnels. Ainsi, cet accessoire peut garantir que ces documents n’ont pas été modifiés.
Bien qu’étant un outil moderne, le tampon numérique ressemble au tampon classique sur un point. En effet, il contient des informations rattachées à la personne morale ou entreprise qu’il identifie : numéro d’identification (SIREN, SIRET, etc.), montant du capital, adresse du siège social, etc. C’est donc avant tout un outil de communication.
Quel usage fait-on du tampon numérique ?
Dans une entreprise, une organisation ou une institution, le tampon encreur numérique peut être utilisé sur divers documents. On peut par exemple s’en servir sur :
- les devis ;
- les factures ;
- les documents de propriété intellectuelle ;
- les reçus ;
- les rapports financiers.
Peu importe le support, le tampon encreur numérique reste un véritable gage de confiance et d’authenticité. Il donne une image sérieuse de la structure où il est utilisé et rassure de ce fait ses interlocuteurs. Notons au passage qu’il existe deux types de tampons numériques :
Le tampon numérique manuel
Avec ce type de tampon, la signature digitale est soumise à certaines règles. Elle sera apposée uniquement par une personne apte à étudier, valider et signer les documents au nom de l’entreprise. Pour ce faire, l’accès au tampon sera sécurisé. Seule la personne habilitée pourra y avoir accès. Cette approche convient à un nombre limité de documents, jugés sensibles.
Le tampon numérique automatique
Contrairement au premier, il ne nécessite pas forcément une sécurité. Il n’a d’ailleurs besoin d’aucune intervention humaine. Grâce à ces caractéristiques, le tampon numérique convient à un grand nombre de documents. La signature digitale sera apposée de façon automatique.
Quel rapport entre le tampon numérique et la réglementation eiDAS ?
Il est important de souligner que le tampon encreur numérique est intégré à la réglementation européenne sur l’Identification Électronique et les Services de Confiance pour les transactions économiques (réglementation eIDAS). Il s’agit d’un règlement adopté le 23 Juillet 2014 qui précise et encadre les outils relatifs à la signature électronique.
Conformément à la réglementation eIDAS, un tampon numérique doit :
- être lié à son créateur de manière explicite et univoque ;
- permettre l’identification de la personne morale à laquelle il est rattaché ;
- mentionner des informations justes, utilisées sous le contrôle du créateur du cachet électronique ;
- être lié aux données utilisées pour sa création afin que toute modification ultérieure puisse être détectable.
Par ailleurs, le règlement eIDAS autorise également l’identification à distance des créateurs de tampons et signature électronique. Cette disposition permet d’identifier facilement les personnes qui créent et utilisent les tampons numériques et de s’assurer que ces outils sont conformes. Ainsi, contrairement au tampon traditionnel, le tampon numérique est soumis à certaines règles.
Est-ce que le tampon encreur numérique a une valeur juridique ?
Tout comme le tampon classique, le tampon numérique ne possède pas vraiment une valeur juridique. Par conséquent, il n’est pas obligatoire de le faire figurer sur les documents qui proviennent d’une entreprise, d’une institution ou d’une organisation. Le tampon encreur sert uniquement à établir une relation de confiance entre une personne morale et son interlocuteur.
Pour avoir une réelle valeur juridique, le tampon numérique doit être associé à une signature numérique. Ce procédé est d’ailleurs reconnu en France depuis 2000 par la loi n° 2000-230. Selon l’eIDAS, la signature électronique possède la même reconnaissance juridique qu’une signature manuscrite. Elle garantit de ce fait que le document tamponné est authentique et non modifié.
Pour finir, il faut noter qu’il est possible d’obtenir une certification pour un tampon encreur numérique. Il en existe de deux sortes : « avancée » et « qualifiée ». La certification prouve que l’identité du créateur du tampon a bien été vérifiée. Si vous voulez obtenir un tampon numérique certifié, vous devez vous rapprocher d’un prestataire de service de confiance (PSCo).
